Sous-traitance et recours à du personnel externe en physique médicale en radiothérapie externe : état des lieux, préconisations et pistes de réflexions

Certains centres de radiothérapie font appel à la sous-traitance d’activités de physique médicale ou à des professionnels externes pour la mise en œuvre de nouvelles techniques, le renouvellement du parc d’équipements, des besoins de flexibilité organisationnelle, notamment du fait d’un manque de personnel, ou un besoin d’expertise spécifique. Toutefois, le recours à des professionnels externes a des effets significatifs sur l’organisation interne des centres, les activités individuelles et collectives, ainsi que sur les interactions entre professionnels, pouvant in fine affecter la sécurité des traitements.

L’enquête menée en 2020 par l’IRSN a en effet mis en évidence plusieurs situations susceptibles de fragiliser la sécurité des traitements, en lien avec une disponibilité insuffisante du centre donneur d’ordre (CDO), un temps d’intervention contraint, des compétences inadaptées des prestataires, des écarts de pratiques entre prestataire et CDO, ou encore l’absence d’analyse des risques. 

Dans ce contexte, l’ASNR publie un guide opérationnel co-écrit par des spécialistes en physique médicale et en sciences humaines et sociales. À travers ce document, l’ASNR met en évidence l’importance d’impliquer les physiciens médicaux du CDO tout au long du processus de sous-traitance. Pour maintenir la sécurité des traitements, l’ASNR recommande d’engager des réflexions collectives entre le CDO et le prestataire mais aussi entre les différents corps de métiers, et ce, pour six thématiques identifiées comme insuffisamment approfondies lors de la réalisation de prestations externes. Ces thématiques portent sur :

• La définition d’une stratégie de sous-traitance, afin de préciser le périmètre des activités externalisées et celles maintenues en interne, d’identifier les besoins, bénéfices et risques des différentes stratégies de sous-traitance envisagées et de retenir la plus adaptée.
• La formalisation de la prestation, pour préciser les attentes, missions, responsabilités et ressources des deux parties, ainsi que pour garantir des conditions d’interventions favorables au bon déroulement de la prestation.
• La gestion des compétences du prestataire, pour maîtriser les interventions, en incluant les compétences techniques (savoirs), celles liées aux matériels/logiciels utilisés (savoir-faire), l’expérience de l’intervenant et la connaissance des pratiques locales ; et du CDO, pour notamment encadrer la prestation, s’approprier le travail effectué et l’évaluer.
• L’investissement du CDO, afin de disposer des ressources nécessaires pour les activités de préparation, de coordination, de réalisation (faire et faire-ensemble), et de suivi de l’intervention. Recourir à un prestataire ne revient pas à transférer une activité à un sous-traitant à un « coût zéro » pour le CDO ; l’investissement dépend de la prestation et des modalités de travail.
• La gestion des risques, pour identifier et se prémunir des risques liés à l’intervention externe elle-même ainsi qu’aux interfaces avec les activités et l’organisation du centre. Elle doit reposer sur une implication conjointe du CDO et du prestataire, une communication transparente sur les aléas, dysfonctionnements et risques, et une co-construction de l’analyse des risques a priori.
• Les besoins d’appropriation des pratiques et organisations locales par le prestataire afin d’ajuster son intervention aux exigences et/ou contraintes locales ; et de l’intervention du prestataire par le CDO pour maîtriser l’intervention menée et poursuivre son activité en propre. Pour cela, les parties prenantes doivent prévoir le temps et les moyens nécessaires au transfert des connaissances et compétences utiles.

Une grille d’auto-évaluation, proposée en annexe du document, permet aux acteurs concernés de structurer leurs réflexions et d’identifier les actions à conduire dans le cadre d’une prestation externe de physique médicale en radiothérapie.